Моя система управления временем - часть 1

Дорогие друзья, сегодня я хочу поделиться с вами своими новыми наработками и рассказать о моей системе управления временем.

За последние несколько лет я все чаще приходил к мысли о том, что было бы замечательно, если за то же самое время можно было бы успевать больше. Так я увлекся тайм-менеджментом и постепенно стал формировать свою систему управления временем и делами. Я уже писал о своих первых наработках на эту тему в статье Как я планирую и экономлю свое время.

Что было раньше

Несколько лет назад у меня не было четкой схемы, которая позволяла бы мне эффективно планировать свой рабочий день. Я занимался текущими делами, а также делал то, что приходило в голову.

Например, я развивал и продвигал свои сайты и сайты клиентов. Вел блог shakin.ru. Изучал новые направления. Ставил эксперименты, чтобы узнать, что работает в продвижении, а что нет. Это текущие дела.

Если у меня возникала мысль о том, чтобы создать новый сайт или каким-либо образом улучшить уже существующий, то я записывал мысль об этом в блокнот и старался это реализовать.

Блокнот мне уже тогда помогал, но у меня не было системного подхода. Я практически не ставил перед собой больших долгосрочных целей и из-за этого я не двигался к ним. Хотя иногда я ставил цели, например, в 2008 году я захотел за 10 недель увеличить посещаемость shakin.ru с 350 до 1000 человек в сутки, публично поставил цель на блоге и выполнил ее в срок.

Я много работал, но моя ежедневная деятельность не была нацелена на достижение долгосрочных целей. Планирование дел у меня было хаотичным. Из-за этого общая эффективность работы у меня была не на высоте, так как я не ориентировался на большие цели.

Я словно плыл в океане, но не знал, в какие порты мне нужно зайти. В детстве я хотел стать моряком, поэтому придумал такие сравнение 😉 .

Или другое сравнение. Я забирался на те небольшие горы и холмы, которые попадались мне на пути, и радовался жизни 🙂 . Но я не знал, что существуют настоящие горные вершины и что их покорение доставит намного больше радости.

Что стало сейчас

Я перепробовал много способов управления временем. Я прочитал довольно много книг и статей на сайтах и блогах, как на русском, так и на английском. Я перепробовал как способы планирования дел в компьютерных программах и сервисах, так и в бумажном варианте. Мне больше нравится планировать на бумаге. Хотя кое-что из программ и сервис я, конечно, использую. Формат планирования (электронный или бумажный) не принципиален, важно то, чтобы он был вам удобен.

Постепенно я вырабатывал ту систему управления своим временем, которая бы оптимально подходила к моим задачам. Если не было эффекта, я менял ту часть системы, которая его не давала.

🔥 Кстати! Я провожу платный курс по продвижению англоязычных сайтов SEO Шаолинь seoshaolin.com. Для читателей блога я делаю хорошую скидку. По прокомоду "блог" тариф Про стоит не 50, а 40 тыс. рублей. Тариф Лайт не 25, а 20 тыс. рублей. Тариф Команда не 75, а 60 тыс. рублей. Пишите мне в Telegram @mikeshakin.

Сейчас я могу сказать, что наконец-то пришел к схеме, которая у меня отлично работает. Благодаря ей я теперь успеваю делать примерно в полтора раза больше дел каждый день, чем год назад. Это при той же продолжительности рабочего дня.

Моя система планирования дел

Сейчас для планирования рабочего времени я веду три блокнота. Зачем так много? Сейчас объясню 🙂 . Каждый служит для своих целей.

1 блокнот

В начале этого года я заказал по интернету ежедневник Глеба Архангельского (выбрал карманный, датированный, заказывал вот здесь). Что могу сказать - это лучший ежедневник, который у меня когда-либо был. Можете посмотреть  видео, в котором его автор рассказывает о преимуществах ежедневника: youtu.be/ENv1-6txZsY.

Я сначала скептически относился к покупке этого ежедневника. Я считал, зачем его покупать, когда можно пользоваться обычным ежедневником или блокнотом? Но все чаще встречал в интернете положительные отзывы об этом ежедневнике. Потом спросил в твиттере у своих фолловеров и решил его заказать.

Когда я попробовал им пользоваться в течение нескольких дней, то понял, насколько они продуман и удобен. Теперь каждый год буду его заказывать.

В нем все очень продумано, плюс ежедневник тесно пересекается с системой тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Например, каждую неделю даются полезные советы по управлению временем, а сами дела записываются по типу:

- главное дело дня, которое продвигает вас к одной из долгосрочных целей;

- дело, которое является частью большой и длительной цели;

- неприятное дело, которое долго откладывалось.

Также в конце каждого дня рекомендуется записывать небольшую радость для себя, которой можно наградить себя за выполнение дел за день. Про радости я часто забываю 🙂 .

Для чего мне нужен этот блокнот? В нем я планирую долгосрочные цели, например, на полгода, год или несколько лет. На основе этих больших целей я планирую цели на новую неделю.

Начинается неделя - я сажусь, просматриваю перечень своих долгосрочных задач и с их учетом я пишу цели на неделю и на день. В ежедневнике Архангельского есть специальная закладка, на которой я пишу большие цели. Так как закладку я перекладываю каждую неделю, то вижу ее постоянно, что позволяет не упускать из виду ни одну из долгосрочных целей.

В итоге каждый мой день построен на основе недельного плана, который, свою очередь, основывается на больших долгосрочных целях.

Теперь я целенаправленно движусь к тем задачам, которые себе поставил. По этой причине эффективность моей ежедневной работы значительно повысилась.

2 блокнот

Этот блокнот я использую для записи мыслей. Мне очень нравится вот этот черный блокнот Moleskine в клетку, размером 9х14 см. Качество отличное, да и бумага в стиле ретро сами располагают к тому, чтобы что-нибудь записывать в этот блокнот! Недаром блокнотами Moleskine пользовался сам Эрнест Хэмингуэй! Вот подтверждение моих слов.

Я давно пришел к тому, что каждую интересную мысль нужно записывать. Иначе потом ее можно просто забыть или вспомнить ее с трудом.

Когда планирую дела, я часто просматриваю записи в этом блокноте, чтобы включить некоторые из них в перечень своих задач. Постепенно я реализовываю свои задумки, и в этом Moleskine мне очень помогает.

3 блокнот

Третий блокнот у меня представляет собой обычную перекидную записную книжку на кольцах. Предпочитаю блокноты в клетку, в них как-то удобнее писать. Ровнее получается, что ли 🙂 .

Эта записная книжка мне нужна для того, чтобы всегда иметь перед глазами список дел на день. Такой блокнот всегда открыт и лежит на моем рабочем столе около клавиатуры, и не нужно тратить время, чтобы его открыть.

Если бы ежедневник Глеба Архангельского был на кольцах и его можно было бы разложить похожим образом, то необходимости в третьем блокноте у меня бы не было. Но его ежедневник сделан в виде книги, и его не очень удобно держать в разложенном состоянии.

Расстановка приоритетов

После составления плана на день я расставляю приоритеты и нумерую дела по важности. Начинаю с  самого важного и ставлю цифру 1, затем далее по убыванию. Пример можно увидеть на фотографии, приведенной выше. По мере выполнения я обвожу сделанные пункты.

Таким образом, каждый день я начинаю с самых важных дел. Те задачи, которые я не успеваю делать, просто переношу на следующий день, или через несколько дней. По поводу того, что я что-то не успел, я не расстраиваюсь.

Расстановку приоритетов в делах я считаю обязательной. Благодаря ей я всегда успеваю делать хотя бы самые важные дела. Бывает, что какие-либо обстоятельства меняют планируемый распорядок дня, и на выполнение плана остается намного меньше времени, чем изначально хотелось бы. С приоритетами хотя бы одно или несколько важных дел можно закончить. Это очень важно.

Гибкость

Моя система планирования гибкая. Я составляю план на день не для того, чтобы любой ценой его выполнить, пусть даже мне придется работать до утра 😉 . Я это делаю, чтобы больше успевать и каждый день двигаться к большим долгосрочным целям. Пусть это будут небольшие шаги, но важно постоянно двигаться вперед, к достижению поставленных целей.

Признаюсь, сначала мне было трудно ставить долгосрочные цели на год или дольше. Я поставил себе три цели на три месяца. Благодаря новой системе планирования я стал больше успевать, и спустя три месяца я достиг каждой их намеченных целей, одну даже раньше срока.

Сейчас я вижу, что система работает, и спокойно ставлю цели на полгода, год и несколько лет.

Может показаться, что на планирование дел я трачу много времени. Совсем нет. На составление недельного плана у меня уходит 3-5 минут, столько же или меньше на составление плана на день. Что значат эти несколько минут по сравнению с тем, чтобы более эффективно использовать целый рабочий день?

Но управление временем - это не только планирование дел на день, неделю, год или дольше. Это еще и то, как вы проводите свой рабочий день и насколько эффективно используете свое время. Можно иметь отличный план, но ничего не делать.

В этом направлении у меня тоже есть полезные наработки. О них я расскажу во второй части этой статьи.

Желаю вам успешного планирования ваших дел и достижения всех поставленных целей!

Глобатор

Постовой: Бан вконтакте по отношению к сайтам. Приехал Social Tank?

Десерт на сегодня - мне, как бывшему американскому дальнобойщику, было очень приятно посмотреть это видео о том, как грузовик "сделал" со старта скоростной автомобиль Додж Вайпер и супербайк 🙂 :

Подпишитесь на рассылку блога с полезными материалами по SEO

Shakin sidebar